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一、前期准备阶段 1.资料收集与整理：收集项目前期文件，包括立项批复、土地使用证、规划许可证、施工许可证等法定文件，确保文件齐全且符合规范。 整理勘察、设计阶段的资料，如地质勘察报告、设计图纸、设计变更通知、图纸会审记录等，并按专业分类归档。 2.制度与表格准备：根据项目特点和地方规范，制定资料管理流程、归档制度，明确各部门资料提交要求；准备统一的表格模板（如施工日志、材料报验单、隐蔽工程验收记录等），确保资料格式标准化。 二、施工阶段 1.日常资料编制与审核 （1）编制施工记录、检验批资料，包括隐蔽工程验收记录、分项/分部工程验收记录等。 （2）审核进场材料、设备的质量证明文件（如合格证、检验报告、备案证等），确保符合设计及规范要求，并办理报验手续。 （3）严格按照标准规范和海口市地方要求进行工程材料、混凝土、砂浆等在监理单位或建设单位见证人员的监督下进行见证取样和送检，确保取样送检程序合规，及时收集相关试验检测报告并整理归档。 2.过程资料跟踪与归档 （1）跟踪施工进度，及时收集各工序资料，如测量放线记录、混凝土试块报告、钢结构焊接检测报告等，避免资料滞后。 （2）按“分部分项工程”“时间顺序”或“专业类别”对资料进行分类、编号、装订，建立电子台账（如Excel或专业资料管理软件），方便查阅。 3.往来文件管理：收集监理通知、业主指令、施工单位回复及会议纪要（如监理例会、专题会议）等文件，分类、编号、归档，建立电子台账，方便查阅。 三、验收阶段 1.竣工资料编制与汇总 （1）收集、汇总施工全过程资料及竣工图（根据设计变更、现场签证等修改原图），确保竣工图与实际施工一致。 （2）收集整理竣工验收所需文件，包括竣工报告、质量评估报告、消防/环保验收文件、工程总结等，按地方档案馆要求组卷。 2.资料报审与配合验收 （1）将竣工资料报送监理单位、建设单位审核，根据反馈意见修改完善，直至通过审核。 （2）配合质监站、档案馆等部门的验收工作，提供所需资料，解答验收过程中的疑问。 四、竣工后 1.资料移交与归档 （1）向建设单位、档案馆移交完整的竣工资料（包括纸质版和电子版），办理移交手续并留存签收记录。 （2）协助建设单位办理产权登记，提供所需的工程资料支持。

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岗位职责： 1. 负责日常文件整理、归档及电子文档系统维护，确保资料准确、完整、可追溯 2. 协助处理来电来访登记、会议安排、办公用品申领等行政事务，保障部门高效运转 3. 收发邮件、传真及快递，核对并登记重要往来信息，做好基础信息同步与保密管理 4. 配合完成数据录入、报表制作及简单统计分析，支持业务部门基础运营需求 5. 协助组织内部通知传达、活动筹备等协调性工作，提升团队协作效率 任职要求： 1. 学历不限，具备良好的文字表达与沟通能力，熟练使用Office办公软件 2. 工作细致耐心，责任心强，具备基本的保密意识和时间管理能力 3. 具备基础计算机操作能力，能快速适应企业办公系统及流程 4. 有文员、行政助理等相关实习或工作经验者优先，应届毕业生亦可考虑 5. 性格亲和，具备服务意识与团队协作精神，能积极配合各部门工作

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